Milyen nyomtatót válasszak?

Alapvető fontosságú nyomtatóválasztásnál a maximális nyomtatási méret. A piacon kapható nyomtatók túlnyomó többsége A4-es papírok hatékony kinyomtatására alkalmas, amelyek értelemszerűen a kisebb méretekkel is megbirkóznak. Azonban már a kifutó A4-es nyomtatást nem tudja ezen a nyomtatók többsége. Ha nagyobb nyomatban gondolkodunk akkor a következő szabványos fokozat az A3-as nyomtatók családja, amelyek az A3-as lapok 297 x 420 mm-es felületét majdnem teljes felületében nyomtatja, némi margóra ugyanis a többségüknek szüksége van. Ha teljes A3-at, vagy kicsit nagyobbat szeretnénk nyomtatni, akkor ott vannak az A3+ jelzésű nyomtatók, amelyek akár a 329 x 483 mm nagyságú papírokra is tudnak nyomtatni.

Ha ennél is nagyobb nyomatra lenne szükség, például plakátok, tervrajzok, térképek, stb. nyomtatásához, akkor a nagy formátumú nyomtatók sietnek segítségünkre, amelyek általában az A2 - A0 tartományban dolgoznak. Ezek ma már jellemzően tintasugaras megoldások.

A nyomtatók mind a kínált szolgáltatások, mind az elérhető funkciók területén ma már nagyon sokfélék. Az alapfunkció a fekete-fehér nyomtatás, amit tulajdonképpen minden nyomtató biztosít. A szines nyomtatás alapja a CMYK nyomtatás, de vannak ettől eltérő színes nyomtatási elvek is, sőt az szín-ínyencek ma már akár 8 színből is nyomtathatják grafikai munkáikat.

A multi funkciós nyomtatók(MFP) a nyomtatás mellett további társ funkciókra is képesek, ezek jellemzően a másolás, szkennelés és a fax funkció. A multifunkciós nyomtatók hely és pénztakarékosak, hiszen 3-4 eszköz helyett csupán egy MFP nyomtatóra kell csak beruházni.

Számos szolgáltatással állnak rendelkezésre a nyomtatók a hálózatos, a távolról történő nyomtatást megvalósítandó. Vannak nyomtatók, amelyek beépített hálózati kártyával bírnak és könnyedén csatlakoztathatóak a hálózathoz, mások wifi képességgel ellátottak és fizikai kapcsolat nélkül kapcsolódhatnak hálózathoz, számítógépekhez. Az utóbbi évek újdonsága, hogy a nyomtatók az interneten keresztül is elérhetőek és távolról egy mobiltelefon segítségével is elvégezhető a nyomtatás, akár több ezer kilométer távolságból.

Mint minden eszközt, a nyomtatókat is bizonyos terhelés tartományokra méretezik. Az otthoni kisebb mennyiségek - havi pár száz oldal - nyomtatására alkalmas nyomtatók fizikailag sem alkalmasak havi több ezer oldal kinyomtatására, mivel egyrészt nem végeznének munkaidő végére sem, másrészt pedig egyszerűen tönkremennének, elhasználódnának.

Éppen ezért már a gyártók is kategorizálják nyomtatóikat. Ezek a kategóriák egyrészt a nyomtatókat használó célcsoportok szerintiek:

♦ Nyomtatók otthoni hobbi célra
♦ Nyomtatók otthoni komplex dokumentumok nyomtatására
♦ Kis néhány fős irodai felhasználásra készült nyomtatók
♦ Közepes irodai felhasználásra készült nyomtatók
♦ Nagy irodák, munkacsoportok részére készült nyomtatók

Másrészt a nyomtatók kategorizálhatóak a havi nyomtatási terhelhetőségük alapján is:

♦ Nyomatszám havi ezer oldal alatt
♦ 1000-és 5000 oldal közötti terhelés/hó
♦ 5000 – 10000 nyomtatandó oldal/hó
♦ 10000 oldal felett terhelés havonta

Nyomtató vásárlás előtt fontos megbecsülni a vállalkozás, vagy intézmény várható havi nyomtatási igényét és ennek megfelelő nyomtató megoldást választani.

Két nagyon fontos szempont nyomtatóválasztásnál a nyomtatási feladat típusa és a nyomathordozó, vagy általában a nyomtatandó papír fajtája, minősége.

Az esetek többségében általában fekete-fehér vagy színes dokumentumokat nyomtatunk, legyen szó egy kisvállalkozásról, vagy otthoni nyomtatásról. Ezt a nyomtatási teljesítmény a nyomtatók többségének nem jelent problémát.
De már más típusú nyomtatóra lehet szükség, ha grafikákat, névjegyeket, okleveleket esetleg fényképeket, élethű nyomatokat szeretnénk nyomtatni. És itt nem csak a nyomat minősége az egyetlen szempont, hanem a különböző vastagságú és felületkezelésű papírok nyomtathatósága is.
Teljesen külön terület a többpéldányos számlák nyomtatása leporelló papírra, vagy az orvosi receptnyomtatók, a nagyobb teljesítményre is képes borítéknyomtatók, feladóvevény nyomtatók, stb, amelyek esetében gyakran merül fel a mátrixnyomtatók alkalmazása.

A nyomtatási költségek minimalizálása alapvetően mindenkinek fontos szempont, de minél nagyobbak nyomtatandó mennyiségek annál nagyobb összegekről beszélhetünk. A nyomtatási költségek általában a következő költségekből számítandó: festékanyag költsége, energia költség, javítási/karbantartási költség, kellékanyagok költsége. Tény, hogy az egyes nyomtatók egy oldalra vetített átlagos nyomtatási költségei között akár 100 szoros különbség is lehet.

A nyomtatási költségek megtakarítása a helyes nyomtató választással kezdődik. Egy nem jól megválasztott olcsóbb nyomtató fenntartási költsége még utántöltött kellékekkel sem lesz gazdaságos. Az után gyártott vagy utántöltött tintapatron, festékkazetta gyakran meghibásodáshoz vezethet ami garanciavesztéssel is járhat illetve  sok bosszúsággal ami az utánajárás és az ügyintézés okoz. Nagyon nem mindegy a nyomtatóra a gyártó által adott garancia mértéke sem, hiszen a garancia lejárta után a javítás,  a karbantartás költsége már bizton az üzemeltetőt terhelik.

Vállalkozások, intézmények esetében lehet ésszerű és gazdaságos a nyomtató, vagy multifunkcionális nyomtató(MFP) folyamatos bérlése annak megvásárlása helyett. A nyomtató bérlése alapvetően gazdasági megfontolás, hiszen nincs szükség az egyszeri nagyobb befektetésre, csupán havonta lényegesen kisebb összegben a bérleti díjat kell csak megfizetni, ami egy egyszerűen elszámolható költségelem a könyvelésben.

De a gazdasági előny mellett a bérlésnek más előnye is van. Mivel a bérleti díj a nyomtató üzemeltetésekor felmerülő minden szolgáltatást és kelléket tartalmaz, így a nyomtató üzemeltetése lényegesen biztonságosabbá és kényelmesebbé válik. Bármi romlik el, bármilyen kellék fogy el az nem a bérlő, hanem a bérbeadó gondja, ő felel a nyomtató folyamatos rendelkezésre állásáért. A bérlő egy fix, tervezhető költség mellett egy biztonságos és kényelmes nyomatási lehetőséghez jut és semmilyen kapcsolódó üzemeltetési feladattal nem kell az értékes munkaidejét terhelnie.